Pazartesi sabahlarının ilk saatlerinin genelde çok verimli saatler olmadığını biliyorsunuz… Genellikle bu saatleri daha verimli kılmak adına dört çalışanınızı toplantıya davet ettiğinizi varsayalım.

Remzi Mirdoğan – MOSO Consulting Kurucu Başkanı
remzi.mirdogan@mosoconsulting.com

Pazartesi sabahlarının ilk saatlerinin genelde çok verimli saatler olmadığını biliyorsunuz… Genellikle bu saatleri daha verimli kılmak adına dört çalışanınızı toplantıya davet ettiğinizi varsayalım. Hepiniz taze demlenmiş çaylarınızı alarak odada buluştunuz.

Yeni bir projenin sözleşmesi geçen hafta imzalandı. Toplantıya, uzmanlık alanlarını ve yetkinliklerini düşünerek dört arkadaşınızı davet ettiniz. Çalışanlarınız çaylarının ilk yudumlarını alırken gözlerini size dikmiş ne söyleyeceğinizi bekliyorlar. Sizin konuyu açmanızın ardından kısa bir süre sonra suskunluklarını bozarak teker teker söz almaya başlarlar:

Ahmet Bey, kendini hemen proje yöneticisi konumuna oturtur ve yönetmeye hazır olduğunu söyler.

Alp Bey, projeden çok etkilenmiştir. Vakit kaybetmeden işe başlanmasının gerektiğini söylerken çok başarılı olacaklarını, takıma kimlerin katılması gerektiği hakkında düşüncelerinin de olduğunu ekler. Ardından kendi liderliğinde bu işin altından kalkabileceklerini söyler.

Aydan Hanım, birkaç dakika suskunluğunu korur. Diğerlerini dinler ve sonra söz ister. Müşteri ile tüm süreçlerin çok detaylı konuşulup konuşulmadığını sorar? Hata işi yapmamak adına tüm detayı bilmek istediğini, sözleşmeyi detaylı okumadan işe başlamanın hatalı olacağını söyler.

Ali Bey ise; çok mutlu olmadığını, zaman planının çok sıkışık olduğunu hissettiğini dile getirir. Tüm işlerin söz verilen zamanda bitirilip bitirilmeyeceği hakkında kafasında sorularının olduğunu söyler ve çok detaylı bir proje planı yapmadan hiçbir şeye başlanmamasını önerir.

Tek bir olay gündemde olmasına rağmen, her bir çalışanın projeye yaklaşımı farklılık göstermektedir.

Bir başka Pazartesi sabahı odanızda gazetenize göz atıp çayınızı yudumlarken amirinizin telefon ettiği ve öğlene kadar bir raporun hazırlanmasını istediğini varsayalım... Amiriniz dar zamanda raporun hazırlanmasını istediğinin bilincinde olduğunu ve detaya girilmesini istemediğini, sadece ön çalışma istediği için artı-eksi yüzde 10 toleransı ile çalışmanızı kabul edebileceğini söyler. Çıkacak sonuca bağlı olarak daha sonra detaylı ve kesin rapor talep edeceğini belirtir. Yine aynı dört arkadaşınızın zamanı, iş yükü müsait ve bu raporu hazırlayacak kaynaklara erişimi mevcuttur. Hangi kriterlere dayanarak seçim yapar ve işi delege edersiniz?

Aydan’ı görevlendirirseniz;  motive olmayacak ve büyük ihtimalle işi reddetmeyecek ama şöyle düşünecektir: “Bizim patron da hep böyle ucu ucuna işler ister. Yöneticim de hiç itiraz etmeden kabul eder. Kabak da hep benim başıma patlar. Daha önce aklı nerdeydi?” diye düşünecektir.

Alp’e işi verdiğinizde ise; tercihinizi onun için kullandığınız için teşekkür edecek ve keyif alacağını beyan edecektir. Büyük ihtimalle odanızdan ayrılmadan önce şunları söyleyecektir: “İzin verirseniz iki arkadaştan da yardım isteyeceğim ve raporu 1- 1,5 saat sonra bitirip size teslim ederiz.’’

Peki ya Ahmet’e verseniz ne olurdu? Beklemeniz gereken davranış: “Ben Alp’den rica edeyim, yanına 2 kişi alsın ve başlasın; ben de destek veririm. Kontrol eder size sunarım. Merak etmeyin yetiştiririz.”

Ya Ali ne yapardı? Yanılma payının çok yüksek olacağını, önce tüm bilgileri çıkartıp doğruluğunu kontrol etmesinin gerektiğini söyleyecekti. Emrederseniz yapacağını ama bunun kendisini mutlu etmeyeceğini, zira sonuçlarından emin olamayacağı işleri yapmaktan hoşlanmadığını belirtecektir.

Sonuç: Yöneticinin görevi karar vermek ve delege etmektir. Ya da kolları sıvayıp işi kendi çözmek?

Ancak ilk işte, yani proje yönetiminde sizin hedefiniz projenin hedeflenen kapsam, zaman, bütçe, kalite sınırları içinde bitirilmesini sağlamak. Diğer işte ise, raporun yine zamanında, tanımlı kapsam ve toleranslar içinde teslim edilmesini sağlamak. Diğer taraftan ise ekibinizde motivasyon kaybına ve çatışmalara neden olmamak, hatta çalışanlarınızı işi üstlenirken ve yaparken motive olduklarından emin olmak.
Örneğimizdekine benzer olaylarda karar vermek durumunda kaldığınız oluyor değil mi?

Çevresindeki kişilerin iş odaklı kişilik özelliklerini tanıyan, onların nasıl davranacaklarını önceden bilerek davranışlar sergileyen kişi, çatışmaları kişiselleştirmez ve yansız davranışlar sergiler.

İşe alım sürecinde veya bir işin delege edilmesinde kişilerin sadece uzmanlık alanlarına – yetkinliklerine - becerilerine dayalı vereceğiniz karalarda yanılmama oranınız tesadüflere kalmıştır. Uzmanlık alanları, yetkinlikler ve beceriler geliştirilebilir çünkü onlar iş odaklı kişilik özelliklerinin gerçek hayata yansımalarıdır. Ancak iş odaklı kişilik özellikleri değiştirilemez.

İş odaklı kişilik özellikleri ile örtüşmeyen görevlerde çalışanlar ihtiyaçlarının sadece ekonomik olanını karşılamak üzere görevleri üstlenirler. Ancak bu kişilerde zaman içinde “işten istifalar” ve yeni arayışlar başlar. 

Siz, konunuzun en iyisi olabilirsiniz, uzmansınızdır. Çok çalışkansınızdır veya tuttuğunuzu koparabilirsiniz. Ancak bu yeterli olmaz. ‘Doğru masada doğru kişinin oturuyor olması’nı sağlamak uzmanlık dışı yetkinliklerin de mutlaka analiz edilmesini gerektirir. Genelde yapılan hata, görev tanımlarında sadece kişinin neleri yapacağının tanımlanmasıdır. Bu dar tanımların yeterli olmadığı, normal seyreden iş günlerinde maalesef önemsenmiyor ve anlaşılamıyor. Anlaşıldığında ise genelde çok geç kalınmış oluyor.

Biz bunları, “İş odaklı kişilik envanteri” olarak tanımlıyoruz. İş hayatında, özellikle uzmanlık ve yöneticilik alanlarında kişilik yapısının iş yaşamına (görev tanımına) uyumluluğu (Person-Job-Fit) önemli bir rol oynamaktadır.

İş Odaklı Kişilik Envanteri’nin başlıca motifleri:

• Strese ve yüklenmelere dayanıklılık: İşteki strese dayanıklıdır ve baskı altında bile başarma azmi daima yüksektir, performansta düşme olmaz. Beklentilerdeki yoğun artışlarda bile direnen davranışlar sergilemez.

• Hedefli Eylemcilik: Dikkat dağıtıcı etkilerden ve oluşan zorluklardan etkilenmez. Hedef odaklıdır ve vakit kaybetmeden kolları sıvar.

• Duygusal Kararlılık (Duygusal Stabilite): Zorluklarla soğukkanlı şekilde baş eder ve cesaretini asla kaybetmez. Başarısızlıklar ve sorunlar onun performansını etkilemez. Savaşçıdır. En zor şartlar altında bile pes etmez. Darbelerin etkisini çok çabuk atlatır.

• Başarı / Performans: İşini daima daha iyi yapmaya ve daha iyi sonuçlara odaklanır. İşinde performansını devamlı artırmak ister. Kendine koyduğu bir sonraki hedef bir öncekinin üzerindedir. Onların mottosu “daima daha iyi”dir. 

• Değişim Yönetimi: İşletmelerde, küresel ekonomik krizlerin temel etkisi pazardaki daralmalar olarak gözlenir. Talepte bugün olduğu gibi ciddi azalmalar sonrasında, şirketlerin yaptıklarını düne göre farklı yapmaları gerekir. İşte burada değişimi kabullenecek ve kolları sıvayıp yönetecek kişilikler ön plana çıkacaklardır.

İş odaklı kişilik özelliklerinizi bilip, bunların iş hayatınızda davranış şekillerini anlayıp eğitimlerle desteklerseniz, sizi faklılaştıracak yetkinliklere sahip olabilirisiniz. Kişilik özelliklelerinizi değiştiremezsiniz ancak onlar temelli davranış şekillerinizi kontrol edebilirsiniz…